当社は、自動車の修理・整備業を営んでおりますが、これまでの仕事のやり方は、注文主から依頼があると、修理等が必要な箇所をチェックして見積書を作成し、その見積書どおりでよいとなれば、特に契約書というタイトルの書面は作らず、車両のナンバーや修理作業の名称等を記載した簡単な内容を記載した注文書を、手渡しでもらうか、ファックス等で送ってもらえばそれで受注となり、仕事を始めます。途中で、工事内容の変更希望等があった場合は、電話や口頭で聞き取り、これらの変更も反映したうえで仕事を完了しますが、この変更については、改めて見積書を作る場合もありますが、口頭で追加料金が発生することを伝えるだけで、そのまま工事を進めてしまうことも多くあります。 そして、仕事完了後に、注文主に対して、変更部分も反映させた請求書を出して代金を回収するのですが、時折、お客様の中には「追加工事はサービスで、無料だと思っていた。追加分の見積書ももらっていない。」とか、「見積書は見たが、見積書どおりの金額を払うとは言っていない。見積書どおりでよいと認めた契約書も作っていない。本当は、見積書の修理内容より安くて良い方法があったはずだ。それをやらなかったのはお宅の責任だから、安くて良い他のやり方でかかる費用分しか支払わない。注文書にも、見積書と全く同じ工事をやってほしいとか、見積書どおりの代金を払うといった記載はないはずだ。」とかいうような主張をして追加分の支払いを拒む方や、修理を完了してお客様に車両を引き渡し後、１か月以上も経ってからやってきて「ここの傷の修理も頼んだはずなのに直っていないじゃないか。無料で直してくれ。」などと言って、修理後に新たに付いたと思われる自損事故の傷の修理を無料で要求する方もいらっしゃいます。 このような事態が生じた際、当社としては、当然、お客様の要求について納得できるはずもないのですが、このような件でもめると当社の評判が落ちてしまうのではないか、あるいは、お客様と法的に争うと高額の弁護士費用がかかるのではないか、などと考えてしまい、結局、お客様の要求に応じてしまうことがあります。 しかし、いつまでもこのようなやり方を続けていくことには疑問や不安を感じており、何か良い方法がないか質問させていただきます。

ご質問のケースでは、予め弁護士に相談・依頼して契約書の書式（例えば、見積書と同内容の修理を正式に依頼する旨の文言、見積書の金額と同内容の金額を払う旨及び追加・変更等が生じた場合には新たな見積書に基づく代金額を異議なく支払う旨の文言、修理完了後に速やかに確認をして車両を受け取った後は修理未了等を理由とする無料修理の依頼はできないものとする文言等を入れたもの）を作成し、契約時には必ずこれを使用することとし、さらに、見積書その他の適当な書面に相手方の署名欄を設けて、都度必ず相手方から承認のサインをもらうようにするなどの備えをすれば、問題の多くを未然に防ぐことができます。

我が国では、事件が発生したり、損害が生じたり、裁判を起こされたりした後に、初めて弁護士に相談に行かれる企業がこれまでは多かったように思われますが、問題を放置したために甚大な被害が生ずるおそれのある状態に至った後に初めて弁護士に依頼するよりも、早い段階から顧問弁護士を確保し、被害が発生していない段階、あるいはわずかな被害にとどまる段階から気軽に顧問弁護士に相談できる体制を整えておいた方が、被害自体を未然に防いだり、被害を最小限に食い止めたりすることができるだけでなく、費用の面でも結果的にリーズナブルなものとなることが少なくないと思われます。このような法務面の備えは、予防法務と言われており、近時は、予防医学と同様に、その重要性が認識されるようになってきました。「何かあったら弁護士に頼む。」ではなく、「何も起きないように弁護士に相談する。」という考え方が、企業の予防法務という観点からは極めて重要であるといえます。

また、ご質問の注文主が普通の方ならまだ良いのですが、仮に、暴力団等の反社会的勢力や不当なクレーマー等であった場合には、さらに対応に苦労することとなります。これら反社会的勢力や不当なクレーマー等から企業を守り、その他の面でも法的な備えを万全にして企業を防衛するという意味でも、顧問弁護士の存在は重要です。

くわえて、顧問弁護士を確保することで、取引先や交渉相手等から、法務面に関する意識の高い企業であると評価され、取引や交渉等において一目置かれる存在となり得るという効果も期待できます。

より大きな観点からみても、現代の企業活動においては、法令を遵守し、社会に貢献しながら利益を上げていくという姿勢が強く求められています。それゆえ、コンプライアンス（法令遵守。企業倫理という意味で使用されることもあります。）は、今や企業活動にとって必要不可欠の大前提ともいえます。同様に、企業における内部統制（ガバナンス）の重要性も強く意識されるようになってきており、企業の社会的責任（ＣＳＲ）について語られる機会も増えてきています。

これらの理由から、弁護士と顧問契約を結んで、顧問弁護士を確保することをお勧めいたします。